Por Sergio R. Torassa

Profesor de Real Estate

IDE Business School

Desde hace algún tiempo las tecnologías de la información y comunicaciones (las llamadas TIC) han impulsado la transformación del modelo de negocio aplicado en muchas empresas. En el caso del sector inmobiliario, ellas están impactando sobre toda la cadena de valor, sea en la etapa de diseño del proyecto –durante la cual los estudios de arquitectura, el desarrollador y las empresas constructoras utilizan paquetes de software de última generación que facilitan el trabajo conjunto-, sea mediante herramientas que optimizan la toma de decisiones por parte del promotor –como el ERP, los CRM integrados, el Big Data, las plataformas de búsqueda de propiedades, research en línea, etc-, sea mediante la forma de comunicar y comercializar los proyectos, por ejemplo, a través de la realidad virtual aumentada, el mapeo en 3D, los tour virtuales, etc. De este modo, la utilización de las TIC se ha convertido en una pieza esencial para generar ventajas competitivas sostenibles.

BIG DATA, BIG PROFITS

Las TIC “abren las puertas” a técnicas sofisticadas de análisis y aprovechamiento de la información, como las de Big Data. Este término describe el gran volumen de datos, tanto estructurados como no estructurados, que cada día generan las actividades empresariales y que son susceptibles de ser utilizados de un modo tal que perfeccione el entendimiento del comportamiento humano y facilite la toma de decisiones1.

La analítica de Big Data parte del principio que cuanto más se sepa sobre cualquier situación, más confiables serán las predicciones sobre lo que sucederá en ese campo en el futuro.

Un reciente estudio elaborado por Forbes y la consultora Ernst & Young2 evidencia cómo el uso estratégico del Big Data está transformando los procesos tradicionales de las compañías, con un triple objetivo: hacerlas más competitivas, que generen mejores resultados con menos riesgos, e internamente se estimule el desarrollo de nuevas iniciativas.

Los hallazgos no pueden ser más auspiciosos, concretándose tanto en cambios positivos en la cultura corporativa como en resultados financieros. Respecto a estos últimos, con la introducción de la analítica Big Data, el 66% de las empresas que apostaron por ella lograron un aumento -como mínimo- del 15% en sus beneficios respecto al año precedente. Adicionalmente, el 63% de las firmas usuarias aumentó sus márgenes operativos en más del 15%, y alrededor del 60% de las sociedades estudiadas consiguieron fortalecer sus puntos débiles para hacer frente a los riesgos a los que se enfrentaban en su sector.

LA PROBLEMÁTICA DEL USO DEL ESPACIO

La administración del portafolio inmobiliario suele ser una fuente importante de gasto en muchas empresas. Sorprendentemente, bastantes de sus directivos no pueden contestar con rapidez a preguntas básicas, tales como ¿cuánto dinero se está gastando en espacio de oficina por empleado?, ¿qué porcentaje de nuestro staff trabaja o podría trabajar de forma remota?, ¿qué propiedades podríamos dejar de necesitar dentro de un año?, etc.

A través de las técnicas y herramientas de Big Data es factible responder a todas estas cuestiones, optimizando la toma de decisiones de los diferentes agentes participantes en el tráfico inmobiliario. Como “botón de muestra” del tipo de iniciativas que pueden emprenderse, una firma española fabricante de electrodomésticos ha implementado un proyecto para mejorar la eficiencia del uso de su edificio corporativo, que incluye instalaciones inteligentes que generan diariamente decenas de miles de datos útiles respecto a su ocupación puntual por áreas. A partir de esta información, el sistema ajusta los parámetros de iluminación y aire acondicionado de manera eficiente, minimizando los desperdicios de energía.

¿ÉNFASIS EN COSTES O EN PRODUCTIVIDAD?

Las técnicas tradicionales de racionalización de costes tienen como objetivo conseguir una reducción generalizada de los metros cuadrados ocupados por una empresa, mediante la consolidación de oficinas o una dotación por puesto de trabajo más pequeña. El objetivo de los analistas organizacionales es disminuir los espacios ocupados, pero solo desde la óptica de la superficie –ie, ¿por qué asignar 25m² por empleado, cuando podrían funcionar con 18m²?-.

Esta es una aproximación parcial y anticuada al problema, que puede deteriorar el ambiente de trabajo con el obvio impacto en términos de rendimiento. En este sentido, investigaciones realizadas por CBRE3 confirman la constante evolución que se está produciendo en el diseño de las oficinas. De hecho, la gran mayoría (el 85%) de los encuestados por esta prestigiosa firma de servicios inmobiliarios considera que la línea que hasta hace no tanto solía dividir la vida profesional de la personal continuará esfumándose, y señala al bienestar como un factor crítico para los ámbitos laborales del provenir.

Incluso con la posibilidad inédita de trabajar de manera remota gracias a los avances tecnológicos, un sorprendente 77% afirma que el espacio físico, a la hora de elegir o de quedarse en una posición, será todavía más importante que en la actualidad. Además, los perfiles profesionales con mayor inteligencia social, emocional y creativa son los que requerirán ámbitos que fomenten la colaboración y el trabajo multidisciplinar.

Para aprovechar estas tendencias, uno de los grupos empresariales de vanguardia en nuestra región ha instalado sensores que monitorizan el uso de los espacios interiores de todos sus edificios. A partir de estos datos, la dirección identifica qué áreas son las más concurridas, qué mesas están desocupadas durante más tiempo a lo largo de la jornada, cuáles son los horarios pico, personal de qué departamentos participa en las reuniones, etc. Es decir, la organización ha adquirido la capacidad de recoger datos, que luego asocia a “cargas” en el uso de espacios y productividades. Al cruzar esta información con la de todo el portafolio de edificios propios y en arrendamiento, permanentemente les surgen múltiples ideas de mejora.

A su vez, el Departamento de Recursos Humanos cruza estos datos con los relativos a niveles de renta per cápita, formación y cualificación de los empleados actuales y potenciales, calidad de los servicios, etc., con el objetivo de identificar pautas útiles para adecuar sus políticas de atracción de candidatos y retribución más allá de los costes. Por ejemplo, con un análisis “tradicional” es posible que pareciera conveniente cerrar una oficina cuyo espacio estuviese siendo sub-utilizado, pero –si la empresa lo hace- puede que se complique el reclutamiento y la retención del talento de alta capacitación que vive en esa zona y que deberia trasladarse a otra parte de la ciudad.

REVITALIZACIÓN DE NEGOCIOS

En las últimas décadas, la esperanza de vida promedio de un modelo de negocio se ha reducido de unos 15 años a menos de cinco. En consecuencia, la habilidad de innovar es una de las competencias gerenciales críticas que ha de reunir todo líder empresarial.

La innovación, como cualquier otro proceso, ha de ser gestionada y controlada. En el caso de los modelos de negocio, requiere de actuaciones sobre dos elementos esenciales, la propuesta de valor y la estructura operativa. La experiencia de la corredora especializada en alquileres vacacionales Twiddy & Company Realtors es paradigmática respecto a cómo evolucionar en ambos frentes, mediante el uso del Big Data.

Twiddy cuenta con oficinas situadas en la costa turística de Carolina del Norte, en las que emplea a un centenar de personas, número que se incrementa hasta 300 en la temporada alta. En los últimos años el número de visitantes ha dejado de crecer y las condiciones de mercado son de estancamiento, con dificultades para mantener las cifras de facturación por comisiones.

Casi desde sus inicios, la empresa ha ido acumulando decenas de miles de datos procedentes de inquilinos y propietarios que contrataron sus servicios –tienen detalle de personas, familias, fechas de llegada y salida, alquileres y rentas-, sin ningún uso práctico. Con el apoyo de un consultor, su CEO decidió poner en marcha una estrategia de Big Data, que abarca clientes, proveedores y colaboradores. Al analizar la información se identificó que las recomendaciones semanales de precio de alquileres era uno de los factores críticos de éxito comercial. Así, para optimizar tales sugerencias, se cruzaron los datos de Twiddy con los del mercado inmobiliario de la zona, sus tendencias, estacionalidad y características de las casas y apartamentos.

Gracias a este microanálisis, la corredora incrementó su inventario de propiedades disponibles en un 10%, con el consecuente repunte en la facturación por alquileres. La satisfacción de la clientela también mejoró notablemente, a tal punto que el 94% de los usuarios recomienda Twiddy a sus amistades. Por último, el análisis Big Data permitió detectar deficiencias en los procesos de planificación y facturación (back-office) que generaron ahorros por $50.000 en los últimos dos años.