Por: María Gracia Benderas
El Registro de la Propiedad, Unidad Especial del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito y encargada de los servicios de inscripción y certificación de los inmuebles ubicados en Quito, brinda seguridad jurídica a los actos realizados sobre los inmuebles del cantón.
En este marco, su titular, Pablo Falconí Castillo, nos comenta sobre los procesos de modernización de la institución a su cargo, en una era digital en la que se busca la optimización, y por supuesto, entregar el mejor servicio a los usuarios a través de la implementación de las más dinámicas herramientas a los funcionarios.
¿La digitalización de actas genera una revolución en los procesos en el Registro de la Propiedad?
En 2014 iniciamos un proceso de modernización. En julio del presente año se concluyó al 100% la digitalización de dos millones de actas, y más de los 10.000 libros registrales, lo que implica haber alcanzado una mejoría absoluta en los servicios del Registro de la Propiedad. La seguridad de la información aumenta, y así la información almacenada en libros no corre peligro con el transcurso de los años.
¿Se implementó la firma digital?
Sí, esta desmaterialización implica la incorporación de la firma digital para otorgar validez jurídica a los documentos. Esto va en la línea de cumplir con uno de los ofrecimientos del Alcalde, que fue construir una ciudad inteligente para el quiteño.
¿Cómo son ahora los procesos internos?
Antes, solamente una persona podía utilizar el libro en el que se encontraba la información pertinente para emitir, por ejemplo, un certificado de gravamen. Esto aumentaba los tiempos de despacho, porque solo una persona podía usar ese libro a la vez. Antes, el funcionario debía ir a la estantería, encontrar el libro si estaba ahí, porque podía tenerlo alguien más, llevarlo a su puesto, estudiarlo… Ahora todo esto se realizará a partir de una computadora, con lo que el ahorro en tiempo será significativo. Con estas nuevas herramientas tecnológicas los funcionarios del Registro de la Propiedad pueden entregar un servicio sumamente eficiente.
Pablo Falconí Castillo, Registrador de la Propiedad (E)
¿Es decir que todo ha cambiado?
La información ahora será registrada a través del folio real, que será alimentado mientras los usuarios van haciendo solicitudes de sus documentos, es decir será creado bajo demanda. Hasta el momento la información se había archivado en un folio personal, es decir atábamos a una persona las propiedades, cuando lo lógico es que la propiedad sea la cabeza del resto de información que deriva de la misma. Antes, para consultar sobre un bien inmueble, se debía ir a varios libros: el personal, el de demandas, etc. Ahora, en una sola ficha se detallará toda la información relacionada con el inmueble, y estará unificada en cuanto a lo que se maneja principalmente en catastros y en el registro.
¿A partir de qué fecha comenzaría el manejo del folio real?
El producto se lanza en noviembre y como se irá alimentando bajo demanda, dependerá de los usuarios que soliciten su información para que vayan nutriéndose estos folios.
¿Se contemplan nuevos servicios digitales a futuro?
De hecho, también en noviembre se espera contar con el servicio de los procesos registrales en línea a través de la página web. Se busca que el usuario no tenga que trasladarse al Registro de la Propiedad para solicitar documentos o certificados, sino que lo pueda hacer en línea. Al momento se están haciendo pruebas con algunos grupos de abogados y estamos emitiendo certificados digitales que están siendo utilizados para transferencias de dominio, temas judiciales, entre otros.
¿Cómo accedería el usuario a estos documentos?
El usuario pide en línea el documento o certificado que requiere, le llega a su correo un código de verificación, y luego entra a la página web con este código para acceder al documento que solicitó. Así se evita que el usuario tenga que acercarse a las oficinas de la institución. Además, el código ya estaría socializado con el Consejo de la Judicatura y con notarios, de tal manera que ellos al ingresar este código pueden verificar la información necesaria.
¿Cómo precautelar la confiabilidad de este documento?
El documento contará con seguridades y no podrá ser falsificado, y el sistema también involucra todas las precauciones necesarias en seguridad para que no pueda ser atacado por hackers.
¿Estas herramientas digitales son amigables con el usuario?
Las hemos hecho lo más amigables posible. Al momento se socializan estas herramientas con varios abogados y posteriormente se lo hará con el Colegio de Abogados, notarios, bancos, y con el usuario particular. Por otro lado, el mismo hecho de que el usuario necesita herramientas informáticas para acceder al IESS o al SRI, facilita el manejo de las herramientas digitales incorporadas por el Registro de la Propiedad. Los mismos datos que se requerían para obtener un certificado de gravamen serán los que se llenen ahora, pero en la computadora. Lo único que el usuario debe tener es una cuenta de correo electrónico.