Por: Lorena Ballesteros
Carolina Pallares es una mujer que te mira a los ojos cuando habla y que sabe escuchar atentamente. Con 27 años, su experiencia académica y profesional es admirable. Habla inglés y francés. Este último lo aprendió mientras vivía en Francia, y posteriormente en Suiza, en donde estudió Administración Hotelera en la reconocida Les Roches. Antes de seguir con su formación trabajó un año en el Hilton Colón de Quito y, mientras rotó por varias áreas del hotel encontró su verdadera pasión: los eventos. Fue así que viajó a Estados Unidos y se especializó en eventos en la universidad de Johnson and Wales.
Ahora lleva más de un año trabajando de manera independiente y posicionándose en un mercado competitivo. Mosaik Eventos es su marca, con la cual ha organizado una serie de eventos empresariales y sociales; algunos que han superado los 800 invitados. Para conversar a detalle sobre su oficio y su estilo de vida, Caro nos recibe en la casa de su tía, en la urbanización El Establo, una de las pocas en Cumbayá que todavía guarda ese vínculo con lo que algún día fue este valle: campo, potreros y naturaleza. De hecho, Caro se identifica con ese entorno. Se declara amante de Cumbayá y de todo lo que el sector le ofrece.
En esta casa construida por Juan Pablo Rivadeneira Aulestia se respira aire fresco, a pesar de que la temperatura sube al medio día. Se trata de una construcción con mucha luz y con espacios integrados. Desde la sala se percibe lo que sucede en el comedor y la cocina. El amplio jardín guarda privacidad y brinda un paisaje armonioso de tonalidades verdes de montaña, que se conjugan con el cielo despejado. Así, en este entorno tan placentero inicia nuestra charla con Caro.
¿Detalles que puedas resaltar de esta casa?
Hay mucha calidez en el diseño. La pérgola es el lugar más importante de la casa. Las piezas de decoración en su mayoría fueron adquiridas en la tienda Miró y le dan mucha personalidad a cada uno de los espacios. En cuanto a los acabados de construcción, hay estructuras de hormigón armado, pisos de mármol, porcelanato en baños y cocina. También resalta un lindo contraste con los pisos de madera en el área de familiar.
Carolina Pallares
¿Qué te gusta de la Urbanización El Establo?
Me trae gratos recuerdos. Aquí comencé a trabajar después de que regresé de Estados Unidos, en un lugar de eventos de Martha Alicia Mena que se llamaba El Establo, que aunque ya lo cerraron, siguen con un negocio de catering. Soy amante de Cumbayá, me encanta la zona y el clima, voy mucho a la Plaza de Cumbayá y aprovecho la oferta gastronómica de ese lugar, hay una atractiva variedad que apela a todos los gustos. Me encanta ir Al Mercato o visitar nuevos lugares que se me presentan como alternativas para mi oficio como organizadora de eventos.
¿Por qué es importante contratar a una organizadora de eventos?
Porque esa persona es como una guía que conoce y sabe cómo manejar todos los detalles de un evento. Por poner un ejemplo, hay gente que no sabe que tiene que contratar una carpa para la cocina o que se necesita un generador para esa carpa. También porque delegas todas las funciones a una persona que se hará cargo de todo y te permite disfrutar de tu evento plenamente.
¿De qué otros detalles te ocupas?
Nos ocupamos de todo. Desde lo más básico hasta lo más complejo. Un organizador de eventos sabe de proveedores, de cómo contratar wifi para un lugar determinado, de cómo optimizar recursos, de ser creativo, y además soluciona todas las eventualidades que puedan surgir en el camino.
¿Cuál es tu diferenciación en este mercado tan competitivo?
Que mi experiencia es amplia. No me limito a encontrar la locación adecuada o proponer el menú perfecto y manejar la lista de invitados. También conozco de auspicios, mercadeo y comunicación. Es un valor agregado que ofrecezco al cliente porque con este know how puedo manejar eventos empresariales muy grandes y cumplir con todos los requerimientos.
¿En qué se diferencia organizar un evento empresarial de un evento social particular?
En un evento empresarial el cliente sabe exactamente lo que quiere, tiene un presupuesto definido y a partir de eso las reglas quedan planteadas. He trabajado con empresas internacionales que tienen representación en Ecuador o buscan entrar al mercado nacional. También con organizaciones sin fines de lucro y con otras más pequeñas. En un evento social particular hay más variables, están los gustos personales del cliente, su presupuesto inicial puede ser uno y luego pedir ajustes. Puede pasar que a último minuto te digan que algo no les gusta y que quieren hacer cambios más drásticos.
¿Qué tipo de eventos has organizado?
En el ámbito social particular he organizado matrimonios, cumpleaños, bautizos y primeras comuniones. En el campo corporativo me he encargado de montar conferencias, talleres, charlas, capacitaciones… Hago desayunos, almuerzos, cocteles, etc. En fin, estoy capacitada para generar lo que se adapte mejor al tipo de evento que me solicitan. En cuanto a locaciones, ofrezco un abanico de opciones al cliente, porque eso demuestra mi flexibilidad, y no me cierro a nada.
¿Atiendes a clientes en Quito y Cumbayá?
Sí, porque hay demanda tanto para eventos empresariales como sociales en las dos zonas. En el caso de Cumbayá existe mucho interés por hacer reuniones sociales, así sea de 15 personas, o festejar un cumpleaños a lo grande.
¿Cómo funciona el proceso?
Me reúno con el cliente, sea empresa o persona particular, y le presento algunas opciones de acuerdo a sus necesidades. La selección va desde la determinación del tipo de evento que pretenden, si es algo élite o menos élite, si quieren una decoración más sencilla, si buscan una gastronomía distinta, y más detalles. Dependiendo de eso preparo una propuesta específica.
¿Cómo te contactan los clientes?
Me llaman por teléfono o me han buscado a través de las redes sociales. En Facebook me encuentran en Mosaik Eventos. Concretamos una reunión y voy al lugar que el cliente elija. Yo trabajo en modalidad home – office y manejo una red muy amplia de proveedores.
¿Tienes tarifas fijas?
Cada contrato se adapta al cliente y a sus circunstancias. Hay ocasiones en que solo manejo promocionales y cobro una tarifa de $200. Si estoy a cargo de toda la organización podría ser un 10% del subtotal de los costos, o un cargo por las horas que tendré que invertir en el evento. Incluso sucede que hay eventos que demandan tanto trabajo que significa que por dos o tres meses no podré aceptar otros contratos, en esos casos cobro una tarifa más alta por esa exclusividad.
¿Con cuánta anticipación a la fecha del evento se contrata al planificador?
Si son empresariales y de al menos unas 100 personas, al menos un mes antes de la fecha del evento. Cuando se trabaja con anticipación es más fácil comparar precios, ajustar presupuestos, reservar el lugar más propicio, etc.
¿Qué tienes en carpeta?
Estoy con algunos proyectos. Uno muy interesante es Al Polo, se trata de un torneo de polo que será abierto al público que lo vamos a realizar a fines de noviembre, como una especie de pregón de fiestas de Quito. Es un evento deportivo pero con carácter familiar, sin embargo, se ha planificado que para quienes deseen disfrutarlo con mayor exclusividad podrán pagar una tarifa VIP y estar en una zona con barra libre, bocaditos y área de juegos para los niños. Este tipo de eventos propician nuevas actividades para los fines de semana de los quiteños.
¿Tu profesión exige una personalidad muy dinámica?
Sí, aunque paso algunas horas frente al computador leyendo y contestando correos, o al teléfono buscando proveedores, también salgo mucho y me gusta probar cosas diferentes. En Cumbayá siempre hay algo nuevo.