Por: Caridad Vela
Diciembre – Enero, 2012
El Dr. Sandro Vallejo, Director del Registro de la Propiedad en el Distrito Metropolitano de Quito desde julio 2011, es un profesional de amplia y conocida experiencia en el sector público y privado. Su inicio fue en el Municipio de Quito como Director Tributario, luego pasó al Servicio de Rentas Internas de donde salió para dedicarse al ejercicio profesional privado en consultorías administrativas y tributarias.
Las críticas sobre él y su gestión han llenado los medios de comunicación. CLAVE!, consciente de la importancia que este tema revierte para la ciudadanía, quiso esperar un tiempo prudencial, a manera de tregua, antes de conversar con él y pedirle una rendición de cuentas. Al parecer, el timón ha tomado rumbo.
Las críticas sobre él y su gestión han llenado los medios de comunicación. CLAVE!, consciente de la importancia que este tema revierte para la ciudadanía, quiso esperar un tiempo prudencial, a manera de tregua, antes de conversar con él y pedirle una rendición de cuentas. Al parecer, el timón ha tomado rumbo.
¿Cómo llegó al Registro de la Propiedad?
Participé en el concurso porque me pareció un reto importante. La gente que me motivó a hacerlo buscaba un cambio y ese apoyo me motivó. Es una institución emblemática, pero creo que subestimé la complejidad del proceso de transición. Me notificaron que había ganado el concurso el día anterior a posesionarme y entrar en funciones.
¿No hubo tiempo para armar procesos o planificar?
Ni un día. Tenía algunas ideas, pero todos los procesos tuvieron que hacerse cuando ya teníamos gente esperando ser atendida. Manejar estos archivos es muy complejo y nos costó llegar a entender ciertas cosas.
¿Cuénteme de esos primeros días? La ciudadanía busca una explicación.
Se había hecho una inversión fuerte en este edificio, adecuaciones importantes en lo que es atención al público, pero los pisos correspondientes a las áreas técnicas estaban en cero. El día que asumí el cargo había cierto equipamiento que gentilmente fue donado por algunas empresas municipales. Estábamos literalmente en penumbras.
¿Cómo van las cosas ahora?
Hemos avanzado mucho. Hemos ejecutado esas ideas importantes. Por ejemplo, hemos firmado convenios con instituciones financieras que nos ayudan a aliviar la carga de solicitudes que se recibe diariamente en estas oficinas. Todavía tenemos problemas, pero estamos avanzando.
¿Qué facilidades específicas brindan estos convenios al usuario?
A través de estos convenios con instituciones financieras, el usuario puede solicitar certificados para un mínimo de 15 inmuebles. El requisito fundamental es que los certificados tengan un mismo antecedente de dominio. De esta forma, quienes se dedican a la actividad inmobiliaria formal tendrán atención diferenciada del común de los usuarios.
¿Cuáles son las instituciones financieras que han firmado el convenio?
Hasta el momento, el Biess, Mutualista Pichincha, Banco de Guayaquil, Produbanco y Banco del Pacífico. Para darle una idea del volumen, solamente el Biess maneja un promedio de 2.000 operaciones mensuales y actualmente no tiene trámites represados, está al día. A través de la ventanilla especial hemos logrado reducir los plazos de entrega a 5 días en procesos de revisión y 7 días en inscripción de escrituras.
Participé en el concurso porque me pareció un reto importante. La gente que me motivó a hacerlo buscaba un cambio y ese apoyo me motivó. Es una institución emblemática, pero creo que subestimé la complejidad del proceso de transición. Me notificaron que había ganado el concurso el día anterior a posesionarme y entrar en funciones.
¿No hubo tiempo para armar procesos o planificar?
Ni un día. Tenía algunas ideas, pero todos los procesos tuvieron que hacerse cuando ya teníamos gente esperando ser atendida. Manejar estos archivos es muy complejo y nos costó llegar a entender ciertas cosas.
¿Cuénteme de esos primeros días? La ciudadanía busca una explicación.
Se había hecho una inversión fuerte en este edificio, adecuaciones importantes en lo que es atención al público, pero los pisos correspondientes a las áreas técnicas estaban en cero. El día que asumí el cargo había cierto equipamiento que gentilmente fue donado por algunas empresas municipales. Estábamos literalmente en penumbras.
¿Cómo van las cosas ahora?
Hemos avanzado mucho. Hemos ejecutado esas ideas importantes. Por ejemplo, hemos firmado convenios con instituciones financieras que nos ayudan a aliviar la carga de solicitudes que se recibe diariamente en estas oficinas. Todavía tenemos problemas, pero estamos avanzando.
¿Qué facilidades específicas brindan estos convenios al usuario?
A través de estos convenios con instituciones financieras, el usuario puede solicitar certificados para un mínimo de 15 inmuebles. El requisito fundamental es que los certificados tengan un mismo antecedente de dominio. De esta forma, quienes se dedican a la actividad inmobiliaria formal tendrán atención diferenciada del común de los usuarios.
¿Cuáles son las instituciones financieras que han firmado el convenio?
Hasta el momento, el Biess, Mutualista Pichincha, Banco de Guayaquil, Produbanco y Banco del Pacífico. Para darle una idea del volumen, solamente el Biess maneja un promedio de 2.000 operaciones mensuales y actualmente no tiene trámites represados, está al día. A través de la ventanilla especial hemos logrado reducir los plazos de entrega a 5 días en procesos de revisión y 7 días en inscripción de escrituras.
¿Además está el convenio con la Cámara de Comercio de Quito y el Colegio de Arquitectos de Pichincha?
Así es. El 8 de septiembre y el 6 de octubre de 2011 respectivamente, se firmaron esos convenios mediante los cuales se habilitó una ventanilla especial para la solicitud y entrega de certificados para constructores y promotores, sean personas naturales o jurídicas, que promuevan proyectos inmobiliarios declarados en propiedad horizontal -urbanizaciones, lotizaciones o cualquier proyecto inmobiliario- que genere certificados con un mismo antecedente.
¿Todos los promotores inmobiliarios y constructores pueden acceder a este servicio?
Sí, pero previamente deberán registrar el proyecto en las oficinas del Registro de la Propiedad con una carta dirigida a su titular, pidiendo la inscripción del proyecto, solicitando la adhesión a la ventanilla interinstitucional y proporcionando los datos de la persona autorizada a realizar el trámite. Además deberán entregar un CD con la información de alícuotas y linderos de los inmuebles del proyecto, en formato Word.
Así es. El 8 de septiembre y el 6 de octubre de 2011 respectivamente, se firmaron esos convenios mediante los cuales se habilitó una ventanilla especial para la solicitud y entrega de certificados para constructores y promotores, sean personas naturales o jurídicas, que promuevan proyectos inmobiliarios declarados en propiedad horizontal -urbanizaciones, lotizaciones o cualquier proyecto inmobiliario- que genere certificados con un mismo antecedente.
¿Todos los promotores inmobiliarios y constructores pueden acceder a este servicio?
Sí, pero previamente deberán registrar el proyecto en las oficinas del Registro de la Propiedad con una carta dirigida a su titular, pidiendo la inscripción del proyecto, solicitando la adhesión a la ventanilla interinstitucional y proporcionando los datos de la persona autorizada a realizar el trámite. Además deberán entregar un CD con la información de alícuotas y linderos de los inmuebles del proyecto, en formato Word.
¿Ha dado resultados positivos?
Alrededor de 13 empresas que en su conjunto tienen más de 25 proyectos en ejecución, se han sumado ya a esta iniciativa. Aunque con ellas no se ha firmado un convenio formal, el proceso corporativo está en marcha. A través de estos convenios hemos atendido más de 1.217 trámites que se han entregado en 8 días. En el caso de revisión de escrituras, se han revisado 1.261 de 1.425, quedan en trámite 164. En los ingresos para inscripción de escrituras, la cifra es 886, de los cuales el Registro ha despachado 764. Quedan en trámite 122.
¿Qué servicio brinda la “ventanilla de casos especiales”?
Fue habilitada en esta administración con la finalidad de agilitar los trámites en situaciones en las que el usuario lo requiera con urgencia. Por ejemplo, promesas de compraventa que incluyan multa por incumplimiento de la misma y que están vencidas o por vencerse en el plazo máximo de 2 semanas; y personas que por problemas de salud catastrófica requieren vender o hipotecar su bien con urgencia. Hemos atendido 120 casos especiales en esta ventanilla.
¿Qué requisitos se debe presentar para acceder a esta ventanilla?
Algunos documentos como: copias de la escritura, comprobante de pago, formulario único de solicitud de certificados; y en el caso de salud catastrófica, certificados médicos.
Han transcurrido solamente 5 meses desde su posesión y parece que ya ha tomado control del timón…
Hemos trabajado muy duro y todavía hay mucho por hacer. Había solicitudes represadas, teníamos una capacidad inicial de atender 500 trámites diarios pero ingresaban 1.500. El primer mes fue un caos. Teníamos la acumulación que heredamos, más la que nosotros estábamos generando, por no contar con los medios necesarios para tramitarlas.
¿Cuál fue la traba principal?
Dos temas fundamentales: tecnología y recursos humanos. Los certificadores son responsables de un trabajo técnico, muy especializado. No hay persona, por más preparación académica que posea, que tenga la capacidad de emitir un certificado en un día. Los antiguos certificadores nos informaron que la capacitación al nuevo personal tomaría 6 meses!
¿Por qué? ¿Cuál el misterio atrás de un certificado de registro?
Es un trabajo de investigación que debe hacerse en libros. Hemos digitalizado los datos a partir del año 2000 y vamos a digitalizar todos los libros, pero lo que hay aquí hoy es más digno de un museo. Tenemos tomos que datan de 1826. Hay libros con registros de ventas, libros de propiedades, de gravámenes, y hay que revisar cada uno de ellos para poder emitir un certificado.
Alrededor de 13 empresas que en su conjunto tienen más de 25 proyectos en ejecución, se han sumado ya a esta iniciativa. Aunque con ellas no se ha firmado un convenio formal, el proceso corporativo está en marcha. A través de estos convenios hemos atendido más de 1.217 trámites que se han entregado en 8 días. En el caso de revisión de escrituras, se han revisado 1.261 de 1.425, quedan en trámite 164. En los ingresos para inscripción de escrituras, la cifra es 886, de los cuales el Registro ha despachado 764. Quedan en trámite 122.
¿Qué servicio brinda la “ventanilla de casos especiales”?
Fue habilitada en esta administración con la finalidad de agilitar los trámites en situaciones en las que el usuario lo requiera con urgencia. Por ejemplo, promesas de compraventa que incluyan multa por incumplimiento de la misma y que están vencidas o por vencerse en el plazo máximo de 2 semanas; y personas que por problemas de salud catastrófica requieren vender o hipotecar su bien con urgencia. Hemos atendido 120 casos especiales en esta ventanilla.
¿Qué requisitos se debe presentar para acceder a esta ventanilla?
Algunos documentos como: copias de la escritura, comprobante de pago, formulario único de solicitud de certificados; y en el caso de salud catastrófica, certificados médicos.
Han transcurrido solamente 5 meses desde su posesión y parece que ya ha tomado control del timón…
Hemos trabajado muy duro y todavía hay mucho por hacer. Había solicitudes represadas, teníamos una capacidad inicial de atender 500 trámites diarios pero ingresaban 1.500. El primer mes fue un caos. Teníamos la acumulación que heredamos, más la que nosotros estábamos generando, por no contar con los medios necesarios para tramitarlas.
¿Cuál fue la traba principal?
Dos temas fundamentales: tecnología y recursos humanos. Los certificadores son responsables de un trabajo técnico, muy especializado. No hay persona, por más preparación académica que posea, que tenga la capacidad de emitir un certificado en un día. Los antiguos certificadores nos informaron que la capacitación al nuevo personal tomaría 6 meses!
¿Por qué? ¿Cuál el misterio atrás de un certificado de registro?
Es un trabajo de investigación que debe hacerse en libros. Hemos digitalizado los datos a partir del año 2000 y vamos a digitalizar todos los libros, pero lo que hay aquí hoy es más digno de un museo. Tenemos tomos que datan de 1826. Hay libros con registros de ventas, libros de propiedades, de gravámenes, y hay que revisar cada uno de ellos para poder emitir un certificado.
¿La solución?
Decidimos que para multiplicar la mano de obra, los certificadores antiguos debían pasar a ser capacitadores de los nuevos. Sacrificamos temporalmente la agilidad de los que tenían experiencia para lograr más empleados eficientes. El trabajo que se hace aquí debe ser de calidad y garantizar total seguridad en la información, dentro de un tiempo prudente. La meta es llegar a certificar en 15 días o 3 semanas.
En cuanto al otro problema, el de falta de tecnología, ¿qué hay de verdad en que el Municipio de Quito se negó a comprar el sistema informático del anterior registrador?
La ley establece que los municipios podrán seguir utilizando los sistemas que usaban los registros anteriores. El tema en Quito, a diferencia de lo que sucede en otros municipios, es que el sistema informático no es de propiedad del registrador anterior, sino de sus herederos. Ellos son actores sin ningún compromiso, que nada tienen que ver con el Registro de la Propiedad, y no se ha logrado llegar a un acuerdo de traspaso. Sí estamos utilizando el sistema anterior, pero no con los niveles óptimos, por falta de este acuerdo. Estamos en el proceso de incorporar un nuevo sistema, pero tomará varios meses.
Decidimos que para multiplicar la mano de obra, los certificadores antiguos debían pasar a ser capacitadores de los nuevos. Sacrificamos temporalmente la agilidad de los que tenían experiencia para lograr más empleados eficientes. El trabajo que se hace aquí debe ser de calidad y garantizar total seguridad en la información, dentro de un tiempo prudente. La meta es llegar a certificar en 15 días o 3 semanas.
En cuanto al otro problema, el de falta de tecnología, ¿qué hay de verdad en que el Municipio de Quito se negó a comprar el sistema informático del anterior registrador?
La ley establece que los municipios podrán seguir utilizando los sistemas que usaban los registros anteriores. El tema en Quito, a diferencia de lo que sucede en otros municipios, es que el sistema informático no es de propiedad del registrador anterior, sino de sus herederos. Ellos son actores sin ningún compromiso, que nada tienen que ver con el Registro de la Propiedad, y no se ha logrado llegar a un acuerdo de traspaso. Sí estamos utilizando el sistema anterior, pero no con los niveles óptimos, por falta de este acuerdo. Estamos en el proceso de incorporar un nuevo sistema, pero tomará varios meses.
¿Qué requerimientos se debe cumplir para obtener un certificado?
Depende del tipo de acto que quiere inscribirse. El interesado debe entrar a nuestra página web donde encontrará un instructivo que hemos desarrollado. Ahí se explica desde cómo llenar el formulario hasta los documentos que debe adjuntar dependiendo del certificado que desea.
Suena tedioso…
No lo dudo, pero estamos aquí para guiar a la gente. Hay un proceso de calificación previa en el que se revisan los requisitos formales para confirmar que se han cumplido correctamente. Donde más problemas hay es en el contenido de la escritura porque las notarías y los abogados hoy usan formatos para agilitarlas y es muy común, por ejemplo, que el nombre esté correcto, pero que los detalles no se hayan cambiado.
¿Qué es lo más importante?
Principalmente, que el antecedente sea válido. Hay un principio fundamental para registrar una transacción que, en esencia, dice que para que alguien pueda vender algo, tiene que haber sido dueño previamente y ese dominio debe estar registrado. Si el anterior propietario no tuvo el cuidado de inscribir el bien a su nombre, habrá muchos problemas e inconvenientes a la hora de venderlo.
¿Cómo va la recaudación?
Estamos en un promedio de recaudación de $800.000 mensuales. Esto permitirá que el Registro de la Propiedad sea autofinanciado y pueda invertir en mejoras para cumplir las expectativas de atención al cliente. Una vez que estemos en óptimas condiciones de operar dignamente, este dinero ingresará al presupuesto del Municipio quien lo invertirá en obras para Quito.
¿Cómo se determinan las tarifas a pagarse?
El 12 de octubre de 2011 el Municipio de Quito, a través de la Dirección Financiera Metropolitana, expidió la Resolución No DMF-2011, que establece la forma de aplicación de los aranceles y tarifas del Registro de la Propiedad fijados en la Ordenanza No 0090. Las tarifas están relacionadas con la cuantía de la transacción y van desde $1,40 en adelante.
Depende del tipo de acto que quiere inscribirse. El interesado debe entrar a nuestra página web donde encontrará un instructivo que hemos desarrollado. Ahí se explica desde cómo llenar el formulario hasta los documentos que debe adjuntar dependiendo del certificado que desea.
Suena tedioso…
No lo dudo, pero estamos aquí para guiar a la gente. Hay un proceso de calificación previa en el que se revisan los requisitos formales para confirmar que se han cumplido correctamente. Donde más problemas hay es en el contenido de la escritura porque las notarías y los abogados hoy usan formatos para agilitarlas y es muy común, por ejemplo, que el nombre esté correcto, pero que los detalles no se hayan cambiado.
¿Qué es lo más importante?
Principalmente, que el antecedente sea válido. Hay un principio fundamental para registrar una transacción que, en esencia, dice que para que alguien pueda vender algo, tiene que haber sido dueño previamente y ese dominio debe estar registrado. Si el anterior propietario no tuvo el cuidado de inscribir el bien a su nombre, habrá muchos problemas e inconvenientes a la hora de venderlo.
¿Cómo va la recaudación?
Estamos en un promedio de recaudación de $800.000 mensuales. Esto permitirá que el Registro de la Propiedad sea autofinanciado y pueda invertir en mejoras para cumplir las expectativas de atención al cliente. Una vez que estemos en óptimas condiciones de operar dignamente, este dinero ingresará al presupuesto del Municipio quien lo invertirá en obras para Quito.
¿Cómo se determinan las tarifas a pagarse?
El 12 de octubre de 2011 el Municipio de Quito, a través de la Dirección Financiera Metropolitana, expidió la Resolución No DMF-2011, que establece la forma de aplicación de los aranceles y tarifas del Registro de la Propiedad fijados en la Ordenanza No 0090. Las tarifas están relacionadas con la cuantía de la transacción y van desde $1,40 en adelante.
¿Hay un valor tope?
No, depende del valor de la transacción que quiera inscribirse. Hay varios rangos para determinar las tarifas. El cuadro con la escala está en nuestra página web. El rango fijo más alto es para transacciones de hasta $10.000. En este caso, la tarifa es de $100. Si la cuantía supera este valor, se aplica una variable del 0.5% sobre el excedente.
¿Un ejemplo?
Si usted ha comprado una casa y la cuantía de la escritura es de $50.000, el valor que de acuerdo a la tabla debe pagar es de $100 dólares por los primeros $10.000 del valor de la compraventa; y $200 dólares más que corresponden al 0,5% del excedente de $40.000. Así, el monto total a pagar será de 300 dólares por el servicio de inscripción de la compraventa del inmueble.
¿Incluida la inscripción de la hipoteca?
No. Cada registro tiene su costo, de tal manera que, si además inscribe esta compraventa con una hipoteca, el costo total será de $600. Por el registro de las hipotecas constituidas a favor del Biess y el Banco Ecuatoriano de la Vivienda, el arancel o tarifa es del 50% de los valores fijados en la tabla. Volviendo al ejemplo anterior, si la hipoteca es favor del Biess o del Banco Ecuatoriano de la Vivienda, el valor total a pagar será de $450.
¿Cierra el año con optimismo?
Seguimos avanzando…
No, depende del valor de la transacción que quiera inscribirse. Hay varios rangos para determinar las tarifas. El cuadro con la escala está en nuestra página web. El rango fijo más alto es para transacciones de hasta $10.000. En este caso, la tarifa es de $100. Si la cuantía supera este valor, se aplica una variable del 0.5% sobre el excedente.
¿Un ejemplo?
Si usted ha comprado una casa y la cuantía de la escritura es de $50.000, el valor que de acuerdo a la tabla debe pagar es de $100 dólares por los primeros $10.000 del valor de la compraventa; y $200 dólares más que corresponden al 0,5% del excedente de $40.000. Así, el monto total a pagar será de 300 dólares por el servicio de inscripción de la compraventa del inmueble.
¿Incluida la inscripción de la hipoteca?
No. Cada registro tiene su costo, de tal manera que, si además inscribe esta compraventa con una hipoteca, el costo total será de $600. Por el registro de las hipotecas constituidas a favor del Biess y el Banco Ecuatoriano de la Vivienda, el arancel o tarifa es del 50% de los valores fijados en la tabla. Volviendo al ejemplo anterior, si la hipoteca es favor del Biess o del Banco Ecuatoriano de la Vivienda, el valor total a pagar será de $450.
¿Cierra el año con optimismo?
Seguimos avanzando…