QUITO
Por: Caridad Vela
Marzo – Abril, 2015
La tramitología en la compra venta de inmuebles conlleva algunos dolores de cabeza para las partes interesadas. Existen entidades privadas y públicas involucradas en el proceso, y cuando los tiempos exceden lo estimado, no es raro que cada una apunte a la otra para explicar las demoras.
Si bien es cierto que este proceso puede ser tedioso, también lo es el hecho de que día a día se realizan grandes esfuerzos para logar servicios más eficientes. Ese es el caso del Registro de la Propiedad en Quito, que bajo la dirección del Dr. René Almeida, ha implementado varias estrategias enfocadas a agilitar procesos y servir de mejor manera a la ciudadanía. La experiencia adquirida por el Dr. Almeida en 16 años de servicio a la institución le permite un accionar acertado.
Dr. René Almeida. Director del Registro de la Propiedad, Quito
¿Qué pasos se han dado para proveer servicios más eficientes al usuario?
Fui nombrado para este cargo el 10 de noviembre de 2014, y desde ahí hemos activado varios cambios que muestran resultados. Tanto así que en estos días hemos recibido públicas felicitaciones de parte de representantes de distintos gremios e importantes empresas constructoras. Somos una entidad de puertas abiertas, donde en 24 horas el usuario puede concertar una cita con el registrador para absolver cualquier duda. El factor reducción de tiempos, la ampliación en servicios, y aspectos de atención al cliente han sido analizados y reestructurados. En algún sentido podría afirmar que la reducción en el tiempo que tomaban los desembolsos de crédito de los bancos se ha dado, en gran parte, por nuestra eficiencia.
¿Ejemplos específicos de las estrategias aplicadas?
Antes nos tomaba cinco días la revisión legal de documentos, y cinco días más la inscripción. Es decir, 10 días en total, y los usuarios se quejaban de que en cada etapa recibían nuevas observaciones. Eso se daba porque cada funcionario, cada abogado, cada empleado del Municipio, y cada usuario opinaba de acuerdo a su criterio; en lugar de atenerse a parámetros definidos, porque no estaban claramente especificados. Sin embargo, asumimos nuestra responsabilidad y hemos capacitado a abogados y notarios para todos actuar en concordancia de criterios, y generamos nuestro producto estrella que se llama Proforma Directa para eliminar la subjetividad en los procesos.
¿Qué es una Proforma Directa?
Es un listado de requisitos que establece lineamientos y políticas claras, y sirve tanto para los usuarios cuanto para los funcionarios del Registro. Lo socializamos con el Colegio de Abogados, con el Colegio de Notarios y otras entidades que participan del proceso antes de que entrara en vigencia. También nos encargamos de capacitar a los abogados de las constructoras, a los mismos notarios y a nuestros funcionarios.
¿Esto ha marcado un cambio positivo?
Antes de que existiera la Proforma Directa se devolvía el 70% de las escrituras con observaciones. Hoy, solamente el 10% son observadas. Su implementación involucra la firma de convenios con las empresas constructoras que están de acuerdo en este procedimiento, por medio del cual su abogado se hace responsable, y así garantiza con su firma, de que se cumplan a cabalidad todos los requisitos estipulados. Con esta estrategia, la proforma por el servicio requerido está lista en 24 horas, cuando antes demoraba cinco días. Tan exitosa ha sido su aplicación que las instituciones financieras proveedoras de crédito hipotecario nos han contactado para incorporarse y así poder agilitar sus propios trámites.
¿Todas las constructoras pueden firmar este convenio?
Todas, independientemente de su tamaño. Tampoco depende de si el proyecto está financiado por un banco u otro, o por el Biess. La empresa constructora firma el convenio, y su abogado firma un acuerdo de responsabilidad, y con eso, todos sus proyectos inmobiliarios tendrán mayor agilidad en los trámites. El convenio opera en base a la transparencia y confianza entre las partes, pero en caso de que haya errores u omisiones de carácter legal, el Registro de la Propiedad tiene la facultad de no inscribir el trámite.
¿Los promotores inmobiliarios tienen ventanillas exclusivas?
A los promotores inmobiliarios los atendemos en el tercer piso, en el área de inscripciones, donde cada uno de los que han firmado el convenio con nosotros tiene un horario pre-establecido para ingresar o retirar escrituras. La atención es personalizada y muy ágil, y a pesar de ello, también hacemos entregas de certificados y escrituras a domicilio vía Courier. Además, los certificados se pueden solicitar a través de la página web. Con esto logramos despejar un poco la cantidad de gente que se acerca a nuestras oficinas.
Otro cuello de botella era la corta vigencia de los certificados…
La hemos solucionado. Antes la validez era de 30 días, ahora es de 60, pero internamente los consideramos válidos hasta 90 días después de que fueron otorgados. Tenemos también procesos internos de validación, que permiten a los notarios consultar en 24 horas si la situación de un inmueble ha cambiado. Es decir, se eliminó la necesidad de pedir nuevos certificados por vencimiento de los anteriores, porque ahora se validan. El único requisito es que el certificado vaya a ser usado en un trámite dentro del Registro de la Propiedad, es decir, para una transferencia de dominio.
¿Alguna otra innovación?
El trámite más común que tenemos es el de compra-venta de inmuebles. Para ello hemos generado un modelo de minuta que el interesado puede usar o no, porque no pretendemos afectar su libertad contractual, pero es parte de nuestros esfuerzos por eliminar subjetividades. Este modelo no es un candado, es decir que se pueden aplicar todas las variables necesarias, pero sirve de pauta para que nada fundamental quede por fuera, evitando así que se generen observaciones que causan pérdida de tiempo.
Una vez superada la revisión legal, ¿el segundo paso es la inscripción?
Sí. El año pasado este segundo paso tomaba hasta diez días, y ya lo hemos disminuido a cinco. Para casos de menor complejidad, como podría ser la cancelación de hipotecas, estamos haciendo revisión directa de los documentos con el usuario. Si cumple los requisitos, inmediatamente hacemos la proforma para el trámite, y la entregamos para que proceda a pagarla. En casos de mayor complejidad, que son realmente la excepción, la revisión tomará algo más de tiempo.
¿Se han solucionado los problemas tecnológicos?
Hicimos una fuerte inversión en diciembre del año pasado con la firma del convenio para la implementación del proyecto de modernización, pero todavía tenemos serias limitaciones tecnológicas. Si bien es cierto que para emitir un certificado de gravamen intervienen dos funcionarios y no debería tomar más de dos días, los controles y seguimientos siguen siendo manejados en Excel, y aun no tenemos firma digital, por lo que la entrega del certificado de gravámenes se extiende a cinco días. Con el proyecto de modernización se emitirán certificados digitales, que tienen más seguridades que el físico, en máximo 48 horas.
Pero requerirá de todo un cambio cultural interno…
Es un cambio estructural que conlleva un cambio de mentalidad que podría inclusive presentar ciertas resistencias que van más allá del ámbito interno de la institución, porque hasta los abogados y notarios deberán capacitarse y adaptarse, pero las ventajas son enormes. Con este avance se implementará el sistema de Folio Real, que se refiere a asignar una matrícula inmobiliaria a cada propiedad, con su respectivo número de folio. Funciona igual que la matrícula de un vehículo, que sin importar cuántas veces cambie de propietario, toda la información estará siempre bajo un mismo número. Las variaciones se cargarán automáticamente, y la información estará disponible en línea.
¿Los sistemas del Registro de la Propiedad ya son compatibles con los del Municipio?
Lamentablemente no. Nuestro sistema no está articulado con las políticas de la Dirección Metropolitana de Informática, y por lo tanto no cumple ciertos requerimientos tecnológicos que nos permitirían cruzar bases de datos. El sistema que estamos utilizando no está habilitado para incluir el número de predio, que es lo que relaciona a un inmueble con su catastro respectivo, pero sin perjuicio de esto, hemos buscado una operación manual para cruzar información con el Municipio. Cuando hayamos implementado el Folio Real, la información se cargará en base al número de predio y así todas las instituciones podremos compartir información.
¿Qué predomina cuando hay diferencias entre la información del Registro de la Propiedad y la que tiene el Municipio?
La realidad jurídica siempre predominará sobre la realidad administrativa, pero hay que saber diferenciarlas. En la parte jurídica, el Registro de la Propiedad certifica los derechos de propiedad sobre el inmueble, independientemente de las transformaciones físicas que podría haber tenido. Si hubiese una declaratoria de propiedad horizontal sobre ese inmueble, debe constar en el Registro de la Propiedad. La parte administrativa, que es la que corresponde al Municipio, es donde el propietario gestionará el registro de planos y permisos de construcción, y posteriormente se creará el catastro para efectos de impuestos, pero el Municipio no certifica derechos de propiedad.
¿Se ha superado la etapa crítica?
La mayoría de quienes trabajamos aquí vivimos la etapa más crítica, que se dio cuando Sandro Vallejo enfrentó con mucha valentía el reto de la transición de un Registro que estaba en soletas. No había escritorios ni sistema informático, era un desastre. Si bien estamos bastante mejor en infraestructura física, es el compromiso de trabajo de todos los funcionarios lo que nos permite esta transformación. El trabajo es diario, lo que entra hoy debe salir hoy, porque mañana llegarán nuevos trámites y la acumulación es inmanejable.
¿De qué rango es el crecimiento anual en trámites?
Hablemos en términos de los ingresos que recibe el Registro por los trámites que realiza, lo cual te da la relación de incremento en trámites. En 2013 fueron $13millones, y en 2104 se recaudaron $17millones, todo esto solamente en base a reingenierías de procesos y optimización de los conocimientos del personal que tenemos, porque no hemos crecido en número de colaboradores.